Kankaanpään Kuva-Centerissä eletään nyt toista viikkoa sähköisen passikuvajärjestelmän pilotin kanssa. Lue Marja Seppälän tuoreimmat kuulumiset!

“

Kohderyhmää ja toimintatapoja etsimässä

Tämä alkuviikko toi tullessaan vähän takapakkia. Työntekijämme Anni nimittäin oli opiskelujaksolla maanantaista keskiviikkoon Tampereen VVI:llä, joten sähköiset passikuvat olivat vähissä. Itse yritin juosta tukka putkella ja tehdä kahden ihmisen työt näinä kolmena päivänä. Nopeus oli päivien sana, eli toisin sanoen printtipassikuvalla pääsin joustavammin itse eteenpäin.

Alkuviikosta lisäksi lähes kaikki passikuvan tarvitsijat olivat koululaisia, jotka tarvitsivat vain mopoajokorttiin kuvia. Siihenhän sähköinen passikuva tuntuu vähän tarpeettomalta. Sitten oli toinen ääripää, vanhukset, jotka uusivat ajokorttejaan muutamaksi vuodeksi eteenpäin. Hankalaa oli alkaa heille myymään uudella järjestelmällä tuotettua kuvaa. Lisäksi vasta asiakkaina oli alle 6-vuotiaat sisarukset, joiden äidin kanssa todettiin sähköinen kuva tarpeettomaksi. Näiden kokemusten pohjalta huomasin asian, jota en ole aiemmin tullut ajatelleeksi: loppupeleissä nuori aikuinen ja keski-ikäinen ovat se potentiaalisin kohderyhmä sähköiselle passikuvalle.

Asiakkaat uuden tilanteen edessä

Asiakaspalvelutilanne eroaa selkeästi entisestä. Ennen kysyimme kohteliaasti, että tuleeko kuva passiin vai ajokorttiin (aivan vaan siis pelkkää small talkia). Nyt joudumme kertomaan asiakkaalle mikä, miksi ja miten tämä uusi systeemi eroaa vanhasta ja miksi kannattaa sähköinen kuva hankkia tai toisinpäin; miksi printtikuva palvelee asiakkaan tarpeita paremmin. Vähän on hankala alkaa tarjoamaan passikuvaan tulleelle 2-viikkoiselle vauvalle sähköistä versiota, sillä tuskinpa sitä pystyy hyödyntämään jatkossa. Ajankäyttö on siis pidentynyt selvästi uuden järjestelmän myötä.

Asiakkaissa uusi menetelmä on herättänyt kiinnostusta ja ihastusta. Ihastusta siitä, että olemme edelläkävijöitä. Kiinnostus uuteen on kuitenkin varmasti pääsijalla. Heidän mielestään järjestelmä vaikuttaa kätevältä ja sen koetaan palvelevat asiakasta pidempään. Asiakkaan näkökulmasta hyöty sähköisestä kuvasta on huomattavasti pitkäaikaisempi kuin neljän kuvan printtiversio. Se, että asiakas pystyy hyödyntämään kuvaa useisiin eri tarkoituksiin sen puolen vuoden ajan, jonka kuva on järjestelmässä aktiivinen, herättää asiakkaissa selvästi ihastusta. Asiakas voi tarvita kuvaa ensisijaisesti passia varten, mutta muun muassa ajokorttiin, metsästyskorttiin tai viisumeihin kuvan voi myös mainoisti puolen vuoden aikana hyödyntää.

Teemme lähiaikoina käyttöömme pienen flyerin, lyhyen tiedotteen ranskalaisin viivoin, jonka annamme asiakkaalle luettavaksi ja sisäistettäväksi, sillä välillä, kun palvelemme muita asiakkaita. Kun heillä on muutamalla sanalla kerrottuna tieto vaihtoehdoista, heidän on helpompi ymmärtää nämä vaihtoehdot siinä vaiheessa, kun käymme ne läpi ennen kuvausta heidän tarpeitaan silmälläpitäen.

Yhteistyö poliisin kanssa toimii

Yhteistyö paikallisen poliisilaitoksen kanssa on lähtenyt mutkattomasti liikkeelle. Jo testikuvien lähetys sujui mukavasti, kunhan he ensin sisäistivät sen heidän järjestelmänsä. He olivat saaneet siihen koulutuksen jo ajat sitten, mutta käytäntö oli vielä testaamatta. Nopeastihan se kuitenkin sujui jo toisessa kuvalähetyksessä.

Ensimmäisen kuvan ottaminen ja järjestelmään aktivoiminen ei periaatteessa jännittänyt – olimmehan asiaa jo treenanneet. Ensimmäinen asiakaskin oli osittain tuttu poliisimies. Tuntui hyvältä, kun paikallinen kanslia soitettuani sinne totesi kuvan menneen komeasti läpi ja eteenpäin. Sen pohjalta tuntui erinomaisen kivalta jatkaa.

Nyt ei ole mitään ongelmia. Kuten Poliisihallituksen projektipäällikkö Kari Kanto eilen minulle kertoi, ensimmäinen virallinen sähköinen passikuvamme löytyi poliisihalinnon järjestelmästä aivan automaattisesti, ilman kuvatunnuksen antamista.Tässä tapauksessa asiakas oli antanut jo kuvan syöttövaiheessa minulle henkilötietonsa ja syntymäaikansa. Hyvin avoimin ja luottavaisin mielin täällä siis ollaan valmiita palvelemaan asiakkaita tällä uudella menetelmällä.

Työtekijäni Anni on suhtautunut positiivisesti uuteen järjestelmään. Meille koneiden käyttö on niin jokapäiväistä kauraa, että asian oppiminen ja käytäntö kohtasivat hetkessä. Toisen työntekijämme palaaminen töihin elokuussa ja hänen perehdyttäminen uuteen työtehtävään ei varmaan myöskään tuota ongelmaa. Hän on vastannut ennen äitiyslomaansa meillä kuvatuotannosta, joten koneet ovat hänellekin tuttuja ja passikuvia hän on ottanut jo 10 vuotta.

ID-Stationista paljon apua

Synigon ID-Stationin helppokäyttöisyys nopeuttaa passikuvatapahtumaa aivan ratkaisevasti. Samoin WiFin nopeus ja langattomuus tuovat selvää ajansäästöä tapahtumaan. Kuvanoton jälkeen kuvat latautuvat ID-asemaan muutamissa sekunneissa. Kun olet kameran kädestäsi laskenut, voi alkaa syöttää heti asiakkaan tietoja järjestelmään, koska kone rajaa kuvan välittömästi oikeaan kokoonsa. Ei tarvitse itse alkaa mittailemaan näytöllä kuvan suhteita.

Lisäksi jos kysymyksessä olisi vaikka Intian viisumi, yhden ikonin takaa painamalla oikean maan lippua kone rajaa kuvan vaadittaviin oikeisiin mittasuhteisiin. Erinomaisen upeaa on se, ettei tarvitse alkaa Photoshopissa kuvaa veivaamaan sopivaan kokoon. Puhumattakaan siitä, että tarvitsisi vielä internetistä alkaa kaivamaan kuvatietoja kyseisen maan passia tai viisumia varten. ID-Station on todella fiksu ja nopea laite. Se nopeuttaa työnkulkua merkittävästi, ja kuvan viimeistely ja vieminen Poliisihallintoon on helppoa.

“

Voit ladata itsellesi Poliisihallinnon laatimat Asiakkaan ohjeet sähköiseen passikuvajärjestelmään klikkaamalla seuraavista linkeistä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi

___
Teksti ja kuva: Marja Seppälä